推动电子文件归档工作的思考

张智涛


　　与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

　　(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

　　(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?

　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?

　　纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?

　　电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

　　清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?

　　与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?

　　在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。

福建省政府


福建省人民政府关于印发《福建省技术出口管理暂行办法》的通知
福建省政府



现将《福建省技术出口管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
随着我省对外贸易的进一步发展，技术出口将成为外贸出口的重要组成部分之一。为了适应当前经济形势发展的需要，把技术出口工作纳入正常轨道，制定了本暂行办法。各地、各有关部门应充分重视技术出口工作，积极促进技术出口创汇，并注意在实践中不断总结经验，进一步完善
本暂行办法。

福建省技术出口管理暂行办法
第一条 为了进一步扩展我省和世界各国、各地区的技术贸易和经济技术合作，开拓国外技术市场，加强技术出口管理，促进我省技术出口创汇，特制定本暂行办法。
第二条 本暂行办法的适用范围，是我省范围内的公司、企业、团体或个人，通过贸易或经济技术合作途径（不包括对外经济技术援助和政府间科技交流），向我国境外的公司、企业、团体或个人提供技术，包括：
（一）工业产权的转让或许可；
（二）工艺、配方、产品设计、质量控制、菌种培养、植物栽培、动物饲养和繁殖，以及经营管理方面的专有技术的许可；
（三）技术服务（包括提供项目可行性研究、工程设计、工艺设计、产品设计、地质勘探、编制计算机软件、技术培训、技术咨询以及为使所提供的专门知识、技术、经验或设备达到特定经济目标的其它形式技术服务）；
（四）含工业产权转让或许可、专有技术许可或者技术服务任何一项内容的成套设备、生产线或关键设备的出口；
（五）含工业产权转让或许可，专有技术许可或者技术服务任何一项内容的合作生产、合作设计、合作开发、补偿贸易、合资经营、合作经营或工程承包；
（六）审批机关认定的其它技术出口项目。
第三条 我省范围内的公司、企业、团体或个人向我国境内的外商投资企业或我国在境外的公司、企业提供技术，参照本暂行办法施行管理。
第四条 技术出口必须遵循以下原则：
（一）不得损害我国主权、安全和政治、经济利益，不得丧失或削弱我国现有技术处于世界领先地位的能力，并且不应对我国外贸出口商品市场有较大影响；
（二）要取得国外对出口技术的有效保护；
（三）对于引进技术再出口，不能违反我方对外应承担的义务；
（四）应依据平等互利、协商一致的原则签订技术出口合同；
（五）技术出口项目未经审批机关批准，不得与外商进行实质性接触（包括提供样品）。
第五条 我省技术出口工作由省对外经济贸易委员会（简称经贸委，下同）和省科学技术委员会（简称科委，下同）统一归口管理。省科委负责技术出口项目的技术审查和保密审查，省经贸委负责技术出口项目的贸易审查和合同审批。
第六条 技术出口应进行项目审查。按国家规定由经贸部、国家科委审批的重大技术出口项目，由地、市经贸委、科委或省行业主管厅、局审查后，报省经贸委、科委审核并转报经贸部、国家科委审批；由省审批的技术出口项目，由地、市经贸委、科委或省行业主管厅、局审查后，报
省经贸委、科委联合审批。省经贸委、科委应自收到项目审查申请书之日起三十日内批复或转报国家主管部门。但由于申请书填写不合要求或技术资料不足等原因需要修改补充的时间除外。
经项目审查批准的技术出口项目重复出口时，如无重大技术改造的，不需再次进行项目审查，但仍要进行合同审批。
第七条 技术出口的供方和受方必须签订书面的技术出口合同。技术出口合同的签订，应当遵守《中华人民共和国涉外经济合同法》和其他法律的有关规定。
第八条 技术出口合同需经审批机关批准方可生效。按国家规定由省审批的技术出口合同，报省经贸委审批；由经贸部审批的合同，由省经贸委提出审查意见后，转报经贸部审批。
第九条 技术出口合同的供方或者代理对外签约的公司，应当在签约之日起三十日内，将合同报技术出口合同审批机关审批。送审合同时必须提交下列文件：
（一）《技术出口合同报批申请书》；
（二）《技术出口项目审批表》；
（三）合同副本（如系外文，应当附合同中文译本）；
（四）审批机关认为必要的其它文件和资料。
第十条 由省审批的技术出口合同，审批机关应在收到合同报批申请书之日起三十日内决定批准或不批准。经批准的合同自批准之日起生效，发给技术出口合同批准文件（并抄报经贸部备案）；不予批准的合同，审批机关应在上述期限内说明理由。在规定的审批期限内，如果审批机关
未能作出决定，即视同获得批准，合同自动生效。审批机关应在十天内补发合同批准文件。但审批机关提出修改意见重新报批的合同，其审批期限自收到修改后的合同文本或者修改书之日起计算。
第十一条 技术出口合同在执行过程中办理有关银行担保、报关、结汇、外汇留成、出国技术服务等手续时，应出示技术出口项目审批表及合同批准文件或其复印件，不能出示的，银行、海关、外汇管理等部门有权拒绝受理。
第十二条 技术出口合同在执行过程中，因不可抗力或双方同意而中止合同，或因双方争议，或第三方指控侵权不能协商解决需提交仲裁时，供方或代理公司应以书面形式报告原合同审批机关。
第十三条 各地、市经贸委、科委、省行业主管厅、局应在年底前编制下一年度技术出口项目计划，并填写《技术出口项目年度计划表》，报送省经贸委和省科委。
第十四条 具有技术出口经营权的公司应按季填写《技术出口项目统计表》，报送省经贸委和省科委。
第十五条 我省有关技术出口的重要涉外活动，包括重要的技术出口展销会、贸易洽谈会、双边和多边技术转让以及有关的重要活动，由省经贸委和省科委共同组织或委托具有技术出口经营权的公司组织。
第十六条 无技术出口经营权的公司、企业、团体或个人出口技术时，应当委托具有技术出口经营权的公司代理对外业务。具有技术出口经营权的公司的建立由省经贸委批准（并抄报经贸部、国家科委备案），其对外业务受省经贸委指导与监督。
第十七条 对未经技术出口项目审查批准擅自对外签约或出口的，将追究有关人员的经济和行政责任，情节严重的，还将追究其法律责任。
第十八条 本暂行办法由省经贸委和省科委负责解释。
第十九条 本暂行办法自颁布之日起施行。



1988年8月29日