广东省深圳市档案局


深圳市档案局关于重新发布《关于印发〈深圳市档案案卷质量标准〉的通知》等3个规范性文件的决定

（2002年7月12日）

深档字〔2002〕78号


　　根据深圳市人民政府办公厅《关于组织修订和重新发布市政府及各工作部门规范性文件的通知》（深府办〔2001〕98号）的要求，我局对2000年12月31日以前制定的规范性文件进行了全面清理，对需要继续执行的规范性文件作了必要的技术性修改。现决定将《关于印发〈深圳市档案案卷质量标准〉的通知》等3个规范性文件重新发布。我局2000年12月31日以前制定的规范性文件本次未重新发布的，今后不再执行。



附：
　　重新公布规范性文件目录
　　1．关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知（深档字〔1994〕49号）
　　2．关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知（深档字〔1997〕8号）
　　3．关于印发《深圳市实施〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉细则》的通知（深档字〔1998〕90号）


深圳市档案局关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知
(1994年12月12日)


深档字〔1994〕49号


　　各区人民政府办公室、档案馆，市直属机关，各集团（总）公司，市属处以上事业单位，驻深有关单位：
　　为规范各单位文件立卷归档工作，确保归档案卷质量，提高档案管理水平，根据《国家行政机关公文处理办法》和《机关档案工作条例》的规定，现将《深圳市档案案卷质量标准》印发给你们，望认真贯彻执行。在执行过程中，有何问题或建议，请及时向我局反映。

深圳市档案案卷质量标准


　　一、组卷要求
　　（一）齐全完整
　　1．应归档文件齐全。
　　2．一个问题的构件不能缺漏。
　　（二）分类科学
　　全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
　　（三）保持文件内在联系
　　1．时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
　　（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。
　　（2）按专门年度（如教学年度、会计年度、粮食年度等）形成的文件，放在专门年度组卷。
　　2．来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
　　3．内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。
　　不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在案卷目录和卷内目录中加注说明。
　　其他文件材料按有关规定组卷。
　　4．划分保管期限。根据国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和其它有关专业档案保管期限的规定，结合文件的具体情况，将不同保存价值的文件分别组卷。
　　5．题名确切。案卷题名结构完整，应当准确概括卷内文件的主要制发机关、问题、文种。文字简练，标点正确。
　　二、外形要求
　　（一）采用由市档案局统一监制的规范化的档案卷皮、卷盒、照片（底片）档案夹、卷内文件目录、案卷目录等装具材料。
　　（二）填写案卷封面。应用毛笔或黑色墨水钢笔按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰。
　　（三）案卷装订。装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
　　1．单份文件装订的案卷，卷内文件应逐件用线装订，正本与定稿合订在一起。
　　2．整卷装订的案卷，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。
　　3．不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入卷袋或卷盒内。
　　三、排列编目要求
　　（一）卷内文件排列。内容单一的案卷，卷内文件按其形成时间先后顺序排列。密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后。其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
　　（二）卷内文件编号。应按卷内文件排列顺序依次编写页号或件号。整卷装订的案卷，应在有文字、图样的每页文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的案卷，应在卷内每份文件的右上方加盖档号章，并逐件编写件号。档号章的格式与尺寸如下：



　　（三）填写卷内文件目录。按照卷内文件的排列顺序，逐件填写卷内文件目录。文件标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，应另拟标题。填写日期时可省略"年"、"月"、"日"字，在表示年、月的数字右下角加"·"号。卷内文件目录放在卷首。
　　（四）填写卷末备考表。每卷卷尾应填写卷内备考表，说明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。
　　（五）案卷排列。依照"档案分类方案"对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、组织机构（或问题）的排列方法。
　　（六）案卷编号。根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编案卷号。通常是一个年度编一个流水顺序号，若一个年度内案卷数量不多时，可几年合编一个流水顺序号。
　　（七）编制档案全引目录。档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。立卷说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。
　　全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，一年或若干年度编一本，并逐一编目录号。在一个全宗内，档案全引目录号不得重复。
　　档案全引目录须打印一式3份。


深圳市档案局关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知
（1997年1月21日）


深档字〔1997〕8号


市直各单位：
　　为了进一步加强我市各单位档案业务的标准化、规范化建设，适应档案管理现代化的需要，我局参照国家关于档案分类、著录的标准和规范，制定了《深圳市档案分类方案编制规则》，现印发给你们，请认真遵照执行。
　　科学、适用的档案分类方案是指导文件立卷归档和档案管理的业务规范，也是实现计算机辅助档案管理的重要前提。我市将在全市推行通用的档案管理系统软件，因此必须首先统一各立档单位档案分类的方法。为此，要求：
　　一、各单位要以本单位基本职能和主要任务为依据划分档案类别，按照本规则的规定编制出适用于本单位(含下属单位）的档案分类方案。方案的体系结构、类目设置等，要符合本规则的要求；归档范围和保管期限的确定，要根据国家规定并结合本单位的实际情况进行。
　　二、各单位在编制档案分类方案时，要征询各职能部门的意见，并经主管档案工作的领导审阅签字后报送我局备案。
　　三、在此之前已经编制了档案分类方案的单位，要根据本规则的规定进行适当修订，并报我局备案。
　　四、经我局审定施行的档案分类方案，应保持稳定，不得随意改动。因特殊情况确需改动的，须送我局备案。
　　特此通知
　　立档单位档案分类方案编制规则
　　档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范。为统一我市各立档单位档案分类的基本方法，以适应档案管理现代化的需要，特对档案分类方案的编制作如下规定：
　　一、分类原则
　　档案分类以立档单位的职能分类为基础。
　　职能是指每个立档单位承担的社会功能及其基本工作任务。建立档案分类体系，应以职能划分作为划分档案类别的依据。档案职能分类法适用于所有立档单位。
　　任何一个单位都有国家和社会赋予的特定职能，这种职能具体表现为区别于其它单位的专门性的管理或业务技术工作。也有为顺利行使特定职能而进行的一系列辅助性管理活动，如人事、财务、后勤管理等，这些活动一般在所有单位具有共同性。立档单位这两种类型的活动形成两种类型的档案。特定职能活动形成"职能类型"档案，辅助性管理活动形成"通用类型"档案。
　　以一个单位的全部档案为对象，依据特定职能和辅助管理为立类、划类的标准，建立起完整的档案分类体系，就能全面地系统地反映立档单位的职能活动和历史面貌，也便于档案的收集、整理和科学管理。
　　二、分类方法
　　首先把全部档案划分为通用类型和职能类型两大部分。然后分别在每一部分内进行档案的分类。

全宗 = 通用类型 + 职能类型

　　（一）通用类型档案的一级类目，一般包括党群工作类、行政管理类、业务管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像类、干部职工档案类等。其中"声像类"不是按职能标准，而是为保管方便按载体特征划分出的类。这类档案各单位都存在，所以列入"通用类"。上述各类档案按顺序统一给定类号，由于各单位的建制、规模不同，有些单位可能不完全具备这些类的档案，可以从实际出发不设有关类目。但是给定的类号应予保留，不可被其他类占用。
　　（二）职能类型档案的一级类目，依其基本职能的分工为标准设立。主要依据是本单位"三定方案"规定的基本职责任务。单位内部组织机构是以现职能划分为基础设立的，因此可参考内部机构设置进行职能分类，但在实际工作中，每个内部机构的具体职能任务可能不只一项，且组织机构变化频繁，具有不稳定性，因此机构设置不能作为分类的主要依据。只有按立档单位的基本职能项目来划分档案的类别，才具有客观准确性和相对的稳定性。
　　三、档案分类方案的结构
　　档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。
　　（一）编制说明
　　编制说明是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。
　　（二）分类表
　　分类表是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来，考虑与我市《立档单位档案管理系统》的计算机软件相一致，档案类目排序为先通用类型后职能类型。
　　分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。
　　1．分类体系表
　　将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序，形成一个分类体系表，该表简洁明了，较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。


　　该表如下图所示：




　　图中O1-08为通用类型的类目，09之后为职能类型的类目。任何立档单位的档案全宗都是由上述两大类型档案组成，不同的单位可能有不同的通用类，可能编到09、10……，其职能类序号相应顺延。其中职能类型1-N是一个单位档案的主要类别，要根据立档单位的主要职能活动的实际来设置。
　　2、分类类目细分表
　　该表详尽地反映了立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料、分类排序、保管期限划分情况，集分类、归档范围、保管期限三者为一体，能较好地指导立档单位实行部门立卷及文件材料价值鉴定工作。
　　分类类目细分表的构成如下图所示：
　　一级类目 二级类目 序号 三级类目 保管期限
　　党群工作(01) 党务综合(01) 001 党委会议决议、纪要、记录 永久
　　002 党委工作计划、工作总结(年度的) 永久
　　党委工作计划、工作总结(半年的) 长期
　　（1）一级类目是立档单位档案实体分类的最高层位，根据立档单位的职能分工，结合档案记述的内容性质，设立若干个一级类目。
　　（2）二级类目是对一级类目职能的分解，按照单位工作职能、性质，结合档案特点设置。
　　（3）三级类目是对二级类目的细分，一般表现为归档范围的条款，可以用概括揭示问题或文件内容的主题词作为类目名称。
　　（4）保管期限
　　按照国家对保管期限划分的有关规定，对三级类目归档范围条款逐一确定其保管期限。
　　3．分类主题词表
　　为了计算机管理档案的需要，每个立档单位应在已编制以上两表的基础上，依据本单位职能并结合形成的档案内容编制本单位实用的档案分类主题词表，形成集分类、主题词为一体的词表。该表分类类目与主题词互相参照，形成规范化的检索标识，从而正确指出档案文件主题，提高标引的准确性和一致率，是实现计算机管理档案进行档案文件标引检索的重要基础。
　　编制档案分类主题词表，其方法为：以本单位已编制的分类类目细分表为主体构架，将类目细分表中的一部分非主题词性的类名转换为规范化的主题词或使它具有主题词功能，使主题词能够找到相应的类目，按照分类类目细分表的结构体系排列成分类号与主题词互相对应的词表。该表既集分类、主题词为一体，又是实现档案实体分类与信息检索一体化的重要途径，是文档单位档案分类的重要配套材料。
　　分类主题词表的结构如下图所示：
　　一级类（职能名称） 二级类（类别词） 三级类（类属词）
　　序号 类目名称 序号 类目名称 主题词范畴
　　01 党群工作 0101 党务工作 党员代表大会
　　在档案分类主题词表中，采用的排列方法为：职能名称（一级类）+ 类别词（二级类）+ 类属词（三级类），其中类别词为分类表中的二级类目，将其用主题词来规范，既有分类表中的类目作用，又是一个具有上位概念的主题词。主题词范畴中主题词的选定要根据词表的使用范围，选择那些在职能工作中经常出现的，具有检索意义和使用频率适中的最基本的名词术语。
　　（三）使用说明
　　说明档号标识和案卷排列方法。

深圳市档案局 深圳市国有资产管理办公室关于印发《深圳市实施<国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>细则》的通知
（1998年11月24日）


深档字〔1998〕90号


　　市属各资产经营公司及其所属企业、各区国资办（局）、各有关单位：
　　为贯彻实施国家档案局、原国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、原国家国有资产管理局下发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，规范我市国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为，我们制定了《深圳市实?lt;国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>细则》，现印发给你们。
　　国有企业档案属国家所有。做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作，对于防止国有资产与档案的流失，确保国家档案全宗的完整与安全，具有十分重要的意义。今后，市、区档案行政管理部门将会同市、区国有资产管理部门，加强对我市国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织协调和监督指导。各级产权主管部门和有关企业要严格按照《细则》规定，做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作。执行中如有什么问题和建议，请及时向我们反映。

深圳市实施《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》细则


　　第一条 根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》和有关法律、法规的规定，为规范国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为，防止国有资产和档案的流失，制定本细则。
　　第二条 本细则适用于深圳市国有企业兼并、破产、出售、股份制改造、股份合作和与外商合资、合作经营以及实行承包、租赁等资产与产权变动过程中的档案处置工作。
　　第三条 国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有。国有企业在资产与产权变动中应当做好档案处置工作，确保档案完整与安全。
　　第四条 市、区档案行政管理部门，会同市、区国有资产管理部门负责对国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织协调和监督指导。
　　第五条 市、区属国有企业在申请资产与产权变动时，应同时申请档案处置事宜。上级产权主管部门在对国有资产与产权变动进行审批时，须一并提出档案处置要求。
　　第六条 国有资产与产权重大变动的企业，应成立企业档案处置工作小组。由企业分管档案工作的领导、上级产权主管部门档案工作负责人、清算组有关人员和企业档案工作人员组成，负责档案处置工作：
　　（一）收集、整理、统计企业在各项活动中形成的全部档案，清点库存。
　　（二）按有关规定做好档案留存与销毁的鉴定工作。
　　鉴定工作由企业有关负责人和企业资产清算机构负责人、主要业务部门负责人和档案部门负责人等组成的鉴定小组主持，对档案进行直接鉴定。
　　对拟销毁的档案应造具清册，经企业领导人和企业资产清算机构负责人审核，上级产权主管部门批准，并向市或区档案行政管理部门备案后，方可销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。
　　（一）做好资产与产权变动中形成的文件材料的收集、整理、归档工作。
　　（二）按照档案的去向分别编制移交或寄存档案的目录，并做好档案移交工作。
　　第七条 档案移交和寄存的目录，由交接方和企业档案处置工作小组负责人签字，分别保存在交接方和档案行政管理部门，具有同等效力。
　　第八条 档案处置工作结束前，档案库房、设备、装具及必要的办公用具等，不得挪作他用。
　　第九条 国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交等工作所需费用，由原企业或接收单位支付；破产企业从破产清算费用中列支。需要向市档案馆寄存档案的，由原企业支付；破产企业从破产清算费用中一次性支付保管费。
　　第十条 国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行：
　　（一）党群工作、行政管理档案按隶属关系移交上级产权主管部门；
　　（二）基建、设备仪器档案随其实体归属；
　　（三）产品、科研档案（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方协商处理；
　　（四）生产技术管理、经营管理档案移交接收方或上级产权主管部门；
　　（五）会计档案按财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》执行。
　　第十一条 国有企业之间兼并的，被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业，由兼并方统一管理，单独保存。
　　第十二条 国有企业与国有企业合并，其档案处置按本细则第十一条规定办理。
　　第十三条 国有企业被集体、私营或中外合资、合作等非国有企业兼并的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第十四条 国有企业整体出售给国有企业的，其全部档案归属于买方。国有企业整体出售给集体、私营或中外合资、合作等非国有企业的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第十五条 国有企业实行承包、租赁的，其档案处置列入双方合同契约。承包、租赁前该企业的全部档案由发包、出租方安全保管，承包、承租方可以按有关规定查阅利用；承包、租赁期间形成的档案，由承包、承租方按国家有关规定负责收集、整理、保管，承包、租赁期满，向发包、出租方移交，并拥有使用权。
　　第十六条 国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。国有企业以部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分，其档案另立全宗，由股份制企业管理；未进入股份制企业的部分，其档案由原企业自行管理。
　　第十七条 国有企业实行股份合作制，由国家控股的，其档案由改制后新设立的企业管理；非国家控股的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第十八条 国有企业与外商合资、合作，由中方控股、中方管理的，合资、合作前的档案保管在新的企业，供其所用；非中方控股的企业，按本细则第十条规定办理。
　　国有企业的分厂、部门与外商合资、合作的，合资、合作前的档案属原企业；合资、合作后的档案另立全宗，合资、合作期满，终止合同，其档案由中方保存，根据外方需要，可以提供复制件。
　　第十九条 企业依法实行破产的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第二十条 国有企业资产与产权变动中暂无去处的档案，寄存在市档案馆。
　　第二十一条 国有企业资产与产权变动中形成的文件材料归档范围：
　　（一）有关单位的批准文件；
　　（二）终止财务决算报告及编制说明；
　　（三）财产清理报告书；
　　（四）评估结果确认申报报告和评估机构出具的评估报告及国有资产管理部门的确认批复；
　　（五）国有股权管理报告及国有资产管理部门的批复；
　　（六）资产处置请示及国有资产管理部门的批复；
　　（七）资产处置结果报告；
　　（八）合同（协议书）；
　　（九）企业章程；
　　（十）其它有关文件。
　　第二十二条 国有企业资产与产权变动中形成的档案，由形成单位承办部门立卷归档后，向本单位或上级产权主管部门的档案室移交。
　　第二十三条 国有企业资产与产权变动有违反《档案法》第五章第二十四条第一款第四项、第五项、《广东省档案管理规定》第二十七条的企业和直接责任者及领导人，由市或区档案行政管理部门视情节轻重给予警告，对企业并处以一万元以上十万元以下的罚款，对直接责任者及领导人处以一千元以上一万元以下罚款。
　　第二十四条 对下列行为负有直接责任者及领导人，由市或区档案行政管理部门会同有关主管部门视情节轻重，给予行政处分：
　　（一）违反本办法造成损失或严重后果的；
　　（二）擅自处理档案的；
　　（三）拒不接受应由受让方管理的档案的。
　　第二十五条 违反《档案法》的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，依法追究刑事责任。
　　第二十六条 干部职工档案按中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》执行。
　　第二十七条 本细则由深圳市档案局负责解释。
　　第二十八条 本细则自发布之日起施行。